Informativa sulla privacy: ruoli di titolare e responsabile GDPR

1. Titolare del trattamento

TracePass LTD (UIC 208790302), Shtrossmayer Street, 1309 Sofia, Bulgaria, UE.

Sito web: tracepass.eu

Contatto: info@tracepass.eu

Ruoli di titolare e responsabile del trattamento. TracePass è il titolare del trattamento per i dati dei visitatori del sito web, i dati di registrazione e amministrazione dell'account e i dati di fatturazione. Per i contenuti di prodotto e di passaporto che pubblichi tramite la piattaforma (specifiche tecniche, informazioni sui fornitori, documenti di supporto, ecc.), il titolare del trattamento sei tu e TracePass agisce come responsabile del trattamento per tuo conto — trattiamo tali contenuti solo secondo le tue istruzioni, per generare, pubblicare e servire i tuoi passaporti digitali di prodotto. Ciò significa anche che l'accuratezza, la legittimità e la veridicità normativa dei dati dei passaporti restano una tua responsabilità (vedi Termini, Sezione 6).

2. Quali dati raccogliamo

2.1 Piattaforma

Dati	Finalità	Base giuridica	Conservazione
Dati dell'account (e-mail, azienda, partita IVA)	Erogazione del servizio	Contratto (Art. 6(1)(b))	Fino alla tua uscita; poi recuperabili per almeno 30 giorni; 12 mesi dopo ti comunichiamo via e-mail la data di cancellazione, 90 giorni più tardi, e cancelliamo da quella data, salvo che tu revochi la richiesta o sottoscriva di nuovo un piano (Termini di servizio, sezione 10a)
Una copia offline cifrata dei dati che cancelliamo	Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria	Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f)); conservata ai sensi dell'art. 17, par. 3, lett. e)	5 anni dopo la data della cancellazione, poi distrutta
Dati di prodotto che carichi	Generazione del DPP	Contratto (Art. 6(1)(b))	Come i dati dell'account
Contenuto del DPP	Pubblicazione dei passaporti	Contratto (Art. 6(1)(b))	Pubblico finché il tuo piano mantiene pubblicati i passaporti (Termini di servizio, sezione 10); dopo la tua uscita, cancellato insieme agli altri tuoi dati, come sopra, tranne i passaporti che una norma di prodotto richiede di mantenere disponibili (batterie: fino al riciclaggio; giocattoli e detergenti: 10 anni dall'immissione sul mercato), che vengono conservati senza dati personali, come descritto nei Termini di servizio, sezione 10a. Per mantenerli pubblicamente disponibili dopo la fine del tuo piano, esportali o trasferiscili a un altro fornitore.
Eventi di utilizzo nell'applicazione (passaggi completati, ad es. prodotto creato, scheda tecnica caricata — solo ID di account e azienda, nessun contenuto dei documenti)	Miglioramento dell'onboarding e del prodotto	Legittimo interesse (Art. 6(1)(f))	180 giorni
Da dove sei arrivato al momento della registrazione (parametri di campagna nel link che hai seguito, come i parametri utm o un ID di clic LinkedIn; il sito web che ti ha indirizzato; la categoria di prodotto della guida da cui sei arrivato)	Capire quali canali e contenuti portano alle registrazioni	Legittimo interesse (Art. 6(1)(f))	Come per i dati dell'account
Dati di pagamento	Fatturazione	Contratto (Art. 6(1)(b))	Secondo la normativa fiscale (di norma 10 anni)

2.2 Raccolti automaticamente

Indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate tramite i log standard del server web. Non vengono utilizzati cookie di tracciamento. Base giuridica: legittimo interesse (Art. 6(1)(f)) per la sicurezza e il miglioramento del servizio. Conservazione: 90 giorni.

Quando qualcuno apre un passaporto digitale di prodotto pubblico (ad esempio scansionandone il codice QR), ricaviamo dal suo indirizzo IP una posizione approssimativa (paese, regione e città) tramite un database di geolocalizzazione ospitato sul nostro server e conserviamo solo tale posizione insieme alla scansione, per le statistiche di scansione del titolare del passaporto. L'indirizzo IP non viene conservato con la scansione né trasmesso a terzi; per contare i visitatori unici conserviamo un hash unidirezionale di indirizzo IP, browser e data, dal quale l'indirizzo non può essere ricostruito. Base giuridica: legittimo interesse (Art. 6(1)(f)) a fornire ai fabbricanti statistiche aggregate sulle scansioni. Dati di geolocalizzazione di DB-IP (db-ip.com).

2.3 Download delle guide

Quando qualcuno richiede una guida in PDF, raccogliamo l'indirizzo e-mail, il nome dell'azienda (facoltativo), la categoria della guida selezionata e la lingua preferita per inviare la guida e una copia di conferma. Base giuridica: legittimo interesse (Art. 6(1)(f)). Se viene spuntata la casella opzionale per il consenso di marketing, registriamo anche il testo esatto del consenso mostrato e il momento in cui è stato prestato, e potremmo inviare aggiornamenti occasionali sulla conformità DPP. Base giuridica per le e-mail opzionali: Consenso (Art. 6(1)(a)). Per revocare il consenso in qualsiasi momento, rispondi "unsubscribe" a tale e-mail o scrivi a info@tracepass.eu.

Se il link che hai seguito conteneva parametri di campagna (parametri utm) o un ID di clic LinkedIn, li registriamo con la richiesta per sapere da quale campagna proviene. Base giuridica: legittimo interesse (Art. 6(1)(f)). Solo se hai accettato i cookie (sezione 7) segnaliamo anche il download a LinkedIn come conversione pubblicitaria; LinkedIn riceve allora il tuo indirizzo e-mail solo come hash unidirezionale, mai in forma leggibile, e l'ID di clic, se presente.

3. Come utilizziamo i tuoi dati

Per contattarti in merito al tuo account, alla fatturazione, alla sicurezza e a modifiche sostanziali del prodotto
Per fornire il servizio di generazione e pubblicazione dei DPP
Per pubblicare e servire i tuoi passaporti digitali di prodotto
Per migliorare la nostra piattaforma e risolvere i problemi
Per adempiere agli obblighi di legge

NON vendiamo, cediamo né condividiamo i tuoi dati personali con terze parti per finalità di marketing.

4. Responsabili del trattamento (terze parti)

Servizio	Finalità	Ubicazione	Stato
Cloudflare	DNS	Globale (nodi UE)	Attivo
Hetzner	Hosting della piattaforma e del sito web	Germania	Attivo
Cloudflare R2	Archiviazione di documenti e immagini, backup del database	UE (file dei clienti, backup); immagini pubbliche non limitate	Attivo
Stripe	Elaborazione dei pagamenti	Irlanda (Stripe Payments Europe); anche Stripe, Inc. (USA) può trattarli	Attivo
Resend	E-mail transazionali	Regione di invio nell'UE (Irlanda); Resend, Inc. ha sede negli USA	Attivo
Anthropic (Claude API)	Elaborazione documenti con IA	USA (documenti caricati per l'estrazione)	Attivo

5. Archiviazione e sicurezza dei dati

L'applicazione, il suo database e il sito web sono ospitati nell'UE (Hetzner, Germania). I file caricati, i documenti generati e i backup del database sono archiviati su Cloudflare R2 nella sua giurisdizione UE; le immagini pubbliche mostrate dai passaporti pubblicati vi sono archiviate senza limitazione all'UE. I dati sono cifrati in transito (HTTPS/TLS) e i file archiviati, il database e i suoi backup sono cifrati anche a riposo. Adottiamo misure di sicurezza standard del settore per proteggere i tuoi dati.

6. I tuoi diritti (GDPR)

Hai il diritto di:

Accesso (Art. 15) — richiedere una copia dei tuoi dati
Rettifica (Art. 16) — correggere dati inesatti
Cancellazione (Art. 17) — richiedere la cancellazione dei tuoi dati
Limitazione (Art. 18) — limitare il trattamento dei tuoi dati
Portabilità (Art. 20) — ricevere i tuoi dati in un formato leggibile da dispositivo automatico
Opposizione (Art. 21) — opporti al trattamento basato sul legittimo interesse
Revoca del consenso (Art. 7(3)) — in qualsiasi momento, senza pregiudicare il trattamento precedente

Come esercitare i tuoi diritti: invia un'e-mail a info@tracepass.eu con la tua richiesta. Verificheremo la tua identità e risponderemo entro 30 giorni. Se ci occorre più tempo, te lo comunicheremo entro il termine iniziale di 30 giorni.

Diritto di reclamo: hai il diritto di presentare un reclamo alla Commissione per la protezione dei dati personali (CPDP), Bulgaria, o alla tua autorità di controllo locale.

7. Cookie

Utilizziamo Google Analytics 4 per l'analisi del traffico del sito e il LinkedIn Insight Tag per misurare le prestazioni delle nostre campagne pubblicitarie. Entrambi vengono caricati solo dopo che hai accettato i cookie tramite il nostro banner di consenso — se rifiuti, non viene eseguito alcuno script di terze parti. I cookie essenziali (ad es. la gestione delle sessioni nel portale dell'applicazione) possono essere utilizzati indipendentemente dalla tua scelta.

Se accetti i cookie, conserviamo anche i parametri di campagna della tua visita (parametri utm, ID di clic LinkedIn e il sito web che ti ha indirizzato) nella memoria di sessione del browser, così da conoscerli se ti registri o richiedi una guida da un'altra pagina. La memoria di sessione viene cancellata quando chiudi la scheda. Se rifiuti, non viene memorizzato nulla: i parametri vengono letti solo dalla pagina in cui ti trovi.

8. Trasferimenti internazionali

L'applicazione, il suo database e il sito web sono ospitati nell'UE. Alcuni dei servizi che utilizziamo (sezione 4 e i cookie della sezione 7) hanno sede negli USA o possono trattare dati negli USA:

Anthropic (elaborazione dei documenti con IA). Le vengono inviati i documenti che carichi per l'estrazione, che possono contenere dati personali se il documento li include (ad esempio un nome di contatto in una scheda tecnica).
Cloudflare (archiviazione dei file e backup del database).
Stripe, Inc. e Resend, Inc., le società madri statunitensi dei nostri fornitori di pagamenti ed e-mail.
Google e LinkedIn, solo se accetti i cookie analitici (sezione 7).

Ogni trasferimento si basa sull'EU-US Data Privacy Framework quando il destinatario è certificato, e altrimenti sulle clausole contrattuali tipo dell'UE contenute nell'accordo sul trattamento dei dati del destinatario. Puoi richiedere una copia delle garanzie a info@tracepass.eu.

9. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare la presente informativa. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con una data aggiornata. Le modifiche significative saranno comunicate via e-mail agli utenti registrati.

10. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa alla privacy:

E-mail: info@tracepass.eu

TracePass LTD, Shtrossmayer Street, 1309 Sofia, Bulgaria, UE